অফিসের কাজ দ্রুততার সাথে করার ৮টি টিপস
আমরা একসাথে অনেক কিছুতে মনোযোগ দিতে গিয়ে প্রায়ই অফিসের কাজগুলো সময়মতো শেষ করতে পারি না। প্রত্যকটা মানুষের কাজের একটা নির্দিষ্ট ধরন আছে, একেক জনের কাজের একেক রকম টাইমিং আছে। আর এটাই স্বাভাবিক যে একেক জনের কাজ একেক সময় শেষ হবে। কিন্তু কর্মজীবনে আমাদের সবাই সেই ছাড় পায় না।অনেকের সব কাজ যেন এখনি চাই, এই মুহূর্তে চাই।
অনেক সময় মনে হয়- “বাকি কলিগরা কিভাবে ফটাফট কাজ শেষ করে ফেলছে, ওদের কাছে এমন কী জাদুমন্ত্র আছে যে ওরা দুই ঘণ্টার কাজ বিশ মিনিটে শেষ করে ফেলে ? আমি কি তাহলে ওদের চেয়ে কাজে খারাপ ? আসলে ব্যাপারটা মোটেও এমন না। আপনার কাজ করার ধরনে কিছু পরিবর্তন আনলে আপনিও পারবেন ঝটপট অফিসের কাজ শেষ করতে। তাই আজ আমরা শিখবো কি কি উপায়ে আপনি বাড়িয়ে ফেলতে পারেন আপনার প্রোডাক্টিভিটি! চলুন উপায়গুলো জেনে নেই!
অফিসের কাজ দ্রুততার সাথে করার কয়েকটি উপায়
১) কাজের প্রাধান্য অনুসারে লিস্ট করুন
একজন ভালো কর্মচারীর সবচেয়ে বড় গুনের একটা হল প্রায়োরিটি সেট করতে পারা। আপনাকে বুঝতে হবে কোন কাজটা সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ সেটা আগে ধরা। অনেক সময় গুরুত্বপূর্ণ কাজটা জটিল ও সময় সাপেক্ষ হতে পারে। তখন আপনাকে বুঝে নিতে হবে কাজটিতে যথেষ্ট সময় দেওয়ার জন্য আপনি আগে সেটা করবেন নাকি ছোট খাটো কাজগুলো আগে সেরে নিবেন। যদি কোনভাবেই গুরুত্বপূর্ণ কাজটির জন্য বাড়তি সময় ম্যানেজ না করা যায়, তাহলে আগে সেটা শেষ করে বাকিগুলো ধরুন। প্রতিদিন অফিসে ঢুকেই প্রথমে আপনাকে আগে বেশি গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি প্রায়োরিটি অনুসারে সাজাতে হবে।
২) নিজের কাজের অভ্যাস আগে বুঝুন
একেক মানুষ একেকভাবে কাজ করে। কেউ কানে হেডফোন দিয়ে গান শুনলে ভালো কাজ করতে পারে, আবার কেউ গান শুনলে ফোকাস হারিয়ে ফেলে। কেউ বা আবার চা-কফি খেতে খেতে। এবার আপনি খেয়াল করে দেখুন আপনি কিভাবে কাজ করলে আপনার কাজে মনোযোগ দিতে সুবিধা হয়। যে জিনিস গুলো কাজের সময় আপনার মনোযোগে বাঁধা হয়ে দাঁড়ায়, সে সব কিছু দূরে সরিয়ে রাখুন। আপনার ডেস্ক এমনভাবে সাজিয়ে রাখুন যেন আপনার মনোযোগ দিতে সুবিধা হয়।
[ আরো পড়ুন ঃ যে কাজটি না করলে বন্ধ হবে আপনার জিমেইল একাউন্ট ]
৩) প্রয়োজনীয় কিছু শর্ট কাট শিখে নিন
অনেক সময় আমাদের মস্তিষ্ক যত তাড়াতাড়ি কোন ভাবনা ভাবে, আমাদের হাত ততো তাড়াতাড়ি সেটা লিখে নিতে পারে না। তাই নিজের টাইপিং স্পিড বাড়ান। কম্পিউটারের কিছু কমন শর্ট কাট শিখে নিন। এতে আপনার অনেক সময় বাঁচবে। এক কাজ বারবার না করে কিভাবে এই সময়টা বাঁচানো যায়, তার জন্য কী-বোর্ডের শর্ট কাট অপশনগুলোর সাথে নিজেকে অভ্যস্ত করে ফেলুন।
৪) কাজ শুরুর আগে নিজেকে সময় দিন
যেকোন কাজ শুরু করার জন্য আমাদের একটা মুডে যেতে হয়। যতক্ষণ কাজের মুড আসে না, ততক্ষণ আমরা খুব সহজেই বেখেয়াল হয়ে পড়ি। তাই কাজ শুরুর আগে শান্ত হয়ে বসে নিজেকে কিছুক্ষণ সময় দেওয়া উচিত। মাত্র অল্প কয় মিনিট নিজেকে সবকিছু থেকে বিচ্ছিন্ন করে ফেলুন। তারপর মনে মনে কাজটা নিয়ে ভাবুন। এতে আপনার মনোযোগ অনেক অংশে বেড়ে যাবে। এমনকি কাজেও মধ্যেও পরিতৃপ্তি পাবেন।
৫) বড় কাজগুলো ছোট ছোট অংশে ভাগ করুন
আমাদের কাছে যখন বড় কোন কাজ আসে বা অফিসে যখন অনেক লম্বা সময় নিয়ে বড় কোন কাজ করতে হয় যেটা আমাদের কাছে অনেক জটিল মনে হয়, তখন কাজটা না জেনে বা নিজের অজান্তে সেই কাজটা নিতে পিছাতে থাকি। কিন্তু কাজটা আসলে ভয় না পেয়ে আমাদের উচিত বড় কাজকে ছোট ছোট অংশে ভাগ করে নেওয়া। ধরুন, আপনাকে সারা বছরের একটা কাজের তালিকা তৈরি করতে হবে।
আপনি সেটা ছোট ছোট করে অনেকগুলো পার্টে ভেঙ্গে সেগুলোতে ফোকাস করুন, একবারে পুরো তালিকাটির কথা ভাবলে সব তালগোল পাকিয়ে ফেলবেন। আগে ভাবুন আপনি প্রথম সপ্তাহের জন্য কী করবেন। এবার কাজের ছোট কোন অংশে ঢুকে কাজ করতে থাকলে বাকিটা আপনা আপনিই আপনার মধ্যে চলে আসবে। শুধু কাজ শুরু করাটাই আপনার জন্য সবচেয়ে বড় স্টেপ।
৬) কাজের মাঝে ব্রেক নির্ধারণ করুন
এক টানা অনেক্ষণ কাজ করলে কাজের গুনগত মান খারাপ হয়ে যায়, আবার আমরা তাড়াতাড়ি ক্লান্তও হয়ে পড়ি। সেজন্য আমাদের একটু পর পর ছোট বিরতির প্রয়োজন। যেমন টানা দুই ঘন্টা কাজ না করে আপনি নিজেকে বলবেন আমি টানা বিশ মিনিট কাজ করবো, তারপর ৫ মিনিটের একটা ব্রেক নিব। তারপর আবার ২০ মিনিট, আবার ব্রেক। এভাবে যতক্ষণ কাজটা করবেন, ততক্ষণ আপনি কাজটায় সম্পূর্ণ মনোযোগ দিতে পারবেন। এভাবে সময় অনুসারে কাজের মাঝে ব্রেক নির্ধারণ করুন।
৭) সহকর্মীদের সাথে সুলভ আচরণ
সবসময় অফিস সহকর্মীদের সাথে ভালো আচার ব্যবহার করুন। দেখবেন আপনি যখন অফিসের কোন কাজে আটকরিয়েছে। তখন অতি সহজেই আপনার কোন সহকর্মী আপনার পাশে এসে দাঁড়িয়েছে। কাজটি সমাধান করে দেওয়ার জন্য। এমনকি তার অবসর সময়ে আপনার প্রয়োজনীয় কিছু কাজ তাদের দিয়ে অনায়াসে করিয়ে নিতে পারবেন। সে জন্য সবসময় সকলের সাথে সুলভ আচরণ ও সম্পর্ক ভালো রাখুন।
৮) অন্যান্য মানুষদের সাথে কাজ করুন
অনেক সময় আমরা একা একা কাজ করলে বেখেয়াল হয়ে যাই। দিবা স্বপ্ন দেখতে থাকি, কিংবা সোশ্যাল মিডিয়ায় হারিয়ে যাই বা অন্য সনস্ক হয়ে পরি। কিন্তু অন্যান্য কলিগদের মাঝে কাজ করলে তাদের কাজ করতে দেখে আপনারও কাজে করার মুড আসবে। অন্যদের সামনে আপনি লজ্জায় পড়ে হলেও এদিক ওদিক মনোযোগ দিতে পারবেন না। সেজন্য চেষ্টা করুন আপনার প্রোডাক্টিভ কলিগদের পাশে বসে কাজ করতে। ভুলেও গল্প গুজবে মন দিবেন না
উপরের দেওয়া উপায় গুলো অনুস্মরণ করলে আশা করি একটু হলেও উপকৃত হবেন ইনশাআল্লাহ্। এবং আপনার অফিসের কাজও হবে দ্রুততার সাথে, একইসাথে সার্থক হবে কর্মজীবন!
